Onboarding: O que é e como automatizar o treinamento de integração

Maximize a eficiência do treinamento de integração e crie uma base sólida para o sucesso de novos integrantes do seu time.

O processo de onboarding desempenha um papel fundamental na integração, no sucesso e na retenção de novos colaboradores, parceiros e funcionários. É durante essa etapa que os profissionais recém-contratados são integrados à cultura, aos valores e aos processos da empresa. Uma abordagem eficiente e padronizada é essencial para garantir que os novos colaboradores se sintam acolhidos e preparados para desempenhar suas funções com confiança.

Neste artigo, vamos explorar o conceito de onboarding e discutir como automatizar o treinamento de integração para maximizar eficiência e eficácia. Um treinamento eficaz vai além de fornecer um mero tour pelo escritório e apresentar a equipe. Trata-se de um processo estratégico que busca facilitar a transição de novos funcionários para o ambiente de trabalho, permitindo que se sintam bem-vindos, compreendam a cultura da empresa, se familiarizem com as políticas e processos, e adquiram as habilidades e, principalmente, os conhecimentos necessários para desempenhar suas funções de maneira eficiente.

O que é o onboarding?

Onboarding é o processo pelo qual uma organização recebe e integra novos colaboradores em seu ambiente de trabalho. É uma etapa fundamental no início do relacionamento entre a empresa e o funcionário, que visa facilitar a adaptação do novo membro à cultura, aos valores, às políticas e aos procedimentos da empresa.

Qual a diferença entre integração e onboarding?

Embora os termos "integração" e "onboarding" estejam relacionados ao processo de incorporação de novos colaboradores em uma organização, eles têm diferenças sutis em seu significado. A integração refere-se ao processo geral de incorporação de um novo membro à equipe, abrangendo diferentes etapas, como a apresentação da empresa, a familiarização com as políticas e procedimentos, a introdução à equipe e o início das responsabilidades de trabalho. É um processo mais amplo que visa garantir que o novo colaborador se sinta parte da equipe e esteja preparado para realizar suas tarefas.

Por outro lado, o onboarding é uma parte específica do processo de integração que se concentra na fase inicial e mais estruturada de acolhimento do novo colaborador. É planejar qual a primeira impressão que queremos passar para um novo integrante do time.

Em suma, a integração é um termo mais abrangente que engloba todo o processo de incorporação, enquanto o onboarding é uma parte específica desse processo, focada na fase inicial e mais estruturada. Ambos os conceitos são importantes para garantir uma transição suave e bem-sucedida dos novos colaboradores para a equipe.

Quais são os objetivos do processo de onboarding

O objetivo principal do onboarding é fornecer suporte e orientação aos novos colaboradores, permitindo que eles se sintam bem-vindos, se familiarizem com a organização e compreendam suas expectativas e responsabilidades. Também visa causar uma boa impressão inicial que estabeleça uma boa condição de origem.

Este tipo de procedimento pode variar de empresa para empresa, mas geralmente envolve atividades de integração e vídeos de treinamento com o seguinte conteúdo:

1. Apresentação da empresa: O novo colaborador é introduzido à empresa, sua cultura, valores, missão e visão. Pode incluir uma apresentação sobre a história da empresa, sua estrutura organizacional e os produtos ou serviços oferecidos.
2. Introdução à equipe: O novo colaborador conhece sua equipe de trabalho, colegas de departamento e outros membros da equipe com quem irá interagir no dia a dia. Pode envolver apresentações individuais ou em grupo, atividades de quebra-gelo e momentos informais de integração.
3. Treinamento em políticas e procedimentos: O novo colaborador recebe treinamento sobre as políticas internas da empresa, como código de conduta, políticas de recursos humanos, proteção de dados e privacidade, saúde e segurança no trabalho, entre outras. Isso garante que ele esteja ciente das expectativas e regras estabelecidas pela organização.
4. Familiarização com ferramentas e sistemas: O novo colaborador é apresentado às ferramentas, softwares e sistemas utilizados pela empresa em seu trabalho diário. Isso inclui treinamento prático e acesso aos recursos necessários para desempenhar suas funções com eficiência.
5. Atribuição de responsabilidades: O novo colaborador recebe informações claras sobre suas responsabilidades, metas e objetivos. Isso inclui explicar suas tarefas, projetos em andamento, prazos e expectativas de desempenho.
6. Mentoria e acompanhamento: Pode ser designado um mentor ou tutor para auxiliar o novo colaborador durante o período inicial, fornecendo orientações, esclarecendo dúvidas e oferecendo suporte contínuo. Também pode ser realizado um acompanhamento regular para avaliar seu progresso e identificar possíveis necessidades de desenvolvimento.
7. Integração à cultura organizacional: O onboarding inclui atividades para imersão na cultura organizacional, como participação em reuniões, eventos internos, treinamentos sobre valores da empresa e interação com líderes e colaboradores de diferentes áreas.
8. Apresentação de benefícios e recursos: O novo colaborador recebe informações sobre os benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde, programas de desenvolvimento profissional, políticas de licença, entre outros. Também são fornecidos recursos relevantes, como manuais, documentos e materiais de referência.
9. Feedback e avaliação: Durante o período de onboarding, são realizados momentos de feedback para avaliar o progresso do novo colaborador, identificar possíveis áreas de melhoria e fornecer orientações adicionais, se necessário.
10. Acompanhamento pós-onboarding: Após o término do processo de onboarding, é importante manter um acompanhamento contínuo do novo colaborador para garantir sua adaptação e sucesso a longo prazo na organização. Isso pode incluir revisões periódicas, oportunidades de desenvolvimento e feedback contínuo.

Diante disso, além de ajudar os novos funcionários a se adaptarem ao ambiente, o onboarding também tem um impacto significativo no sucesso a longo prazo do colaborador.

Isso porque, poderá acelerar a curva de aprendizado, estabelecer relacionamentos profissionais positivos, aumentar o engajamento e a produtividade e reduzir a rotatividade de funcionários.

Quanto tempo dura um processo de onboarding?

O onboarding e o processo de integração podem variar em duração, desde alguns dias até várias semanas, dependendo do tamanho da organização, da complexidade do cargo e da cultura corporativa.

Empresas que automatizam o processo de onboarding, geralmente possuem vídeos gravados que reduzem o tempo de duração e facilitam a padronização do processo de integração.

A produção de vídeos de onboarding, também é uma excelente oportunidade para a empresa demonstrar seu compromisso com o desenvolvimento e o bem-estar dos funcionários, além de estabelecer uma base sólida para o sucesso individual e organizacional.

É importante ressaltar que a integração e o onboarding não se limitam apenas aos primeiros dias ou semanas de trabalho. Pode ser um processo contínuo que se estende ao longo dos primeiros meses de emprego, com acompanhamento e apoio contínuos para garantir uma transição suave e uma integração eficaz do novo colaborador na empresa.

Quais os benefícios de um onboarding bem feito?

Como mencionado anteriormente, um processo de onboarding bem executado tem o poder de acelerar a curva de aprendizado do novo colaborador, mas não se limita a isso; pois poderá também reduzir o tempo necessário para atingir a produtividade máxima e aumentar o seu engajamento e satisfação no trabalho.

É uma oportunidade crucial para estabelecer uma boa relação de confiança e alinhamento, além de criar uma impressão positiva sobre sua organização.

Nesse sentido, pode até parecer trabalhoso executar um trabalho como este, mas hoje em dia é possível automatizar este processo e torná-lo ainda mais prático e efetivo, com ajuda de nossa produtora de vídeos especializada.

Para isso, é importante compreender a importância da automatização do onboarding e porque ela é tão importante para este momento em específico na sua empresa.

Onboarding Automatizado

A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante ao fornecer ferramentas e recursos que simplificam e aprimoram o treinamento de integração. E isso tudo pode ser possível através de:

• portais de integração online
• módulos de treinamento interativos
• vídeos gravados
• ferramentas de gerenciamento de tarefas
• chatbots inteligentes

Um número crescente de empresas está automatizando boa parte do processo de onboarding para melhorar a padronização e a consistência na transmissão de informações, na integração e no treinamento de novos colaboradores e parceiros.

Ao adotar a automatização do onboarding, sua empresa pode disponibilizar uma variedade de recursos, um exemplo disso são os vídeos informativos sobre a empresa, manuais de orientação, políticas internas e guias de procedimentos, que podem ser gravados e acessados pelos novos colaboradores a qualquer momento e em qualquer lugar. Isso elimina a dependência de manuais em papel e permite que os funcionários assistam quantas vezes precisarem e revisitem as informações quando necessário, reforçando seu aprendizado e entendimento sem incomodar continuamente seus tutores e mentores.

Como automatizar o treinamento de integração?

Automatizar o treinamento de integração pode ser feito de várias maneiras. Aqui estão algumas sugestões para implementar a automação:

Portal de integração online:

Uma das sugestões que farão uma enorme diferença, é o investimento na criação de um espaço virtual onde os novos funcionários possam acessar recursos, documentos, vídeos e informações importantes sobre a empresa.

Esse espaço pode ser uma plataforma interna, um site ou até mesmo um aplicativo móvel, mas é muito importante que este portal seja de fácil navegação e acessível a partir de qualquer dispositivo.

Módulos de treinamento online:

Para capacitar novos funcionários, uma excelente opção é investir na produção de vídeos de treinamento e módulos interativos sobre os principais tópicos relacionados à integração.

Para isso é importante que os seguintes recursos estejam disponíveis:

• Vídeos
• Apresentações
• Quizzes Atividades práticas

Com isso, seus novos colaboradores poderão seguir os módulos no seu próprio ritmo, revisitar o conteúdo quando necessário e avançar para o próximo módulo conforme progridem.

Vídeos e webinars gravados:

Para produzir bons vídeos de treinamentos on-line, seu departamento não pode se esquecer da importância dos famosos webinars informativos sobre a empresa, sua cultura, valores, história, políticas, missão e visão, bem como oferecer treinamentos práticos e específicos sobre sistemas e processos internos.

Todas as vídeo aulas e recursos mencionados acima, podem ser disponibilizados no portal de integração, permitindo que os novos colaboradores assistam quando for mais conveniente para eles.

Tipos de Vídeos utilizados em um Onboarding Digital

Os vídeos são uma excelente ferramenta para automatizar o processo de onboarding híbrido ou digital, pois permitem transmitir informações de forma visual e envolvente. Aqui estão alguns tipos de vídeos que podem ser utilizados no onboarding de novos colaboradores:

• Vídeo de boas-vindas: Um vídeo personalizado da equipe ou liderança da empresa para dar as boas-vindas ao novo colaborador, apresentando a cultura, valores e missão da organização.
• Vídeo institucional: Um vídeo que conta a história da empresa, mostrando sua história, conquistas, clientes e produtos/serviços oferecidos.
• Vídeo de apresentação da equipe: Um vídeo que apresenta os membros da equipe, permitindo que o novo colaborador conheça seus futuros colegas de trabalho.
• Vídeo de treinamento: Vídeos que fornecem treinamento específico sobre processos, ferramentas, políticas e procedimentos da empresa.
• Vídeo de tour virtual: Um vídeo que mostra as instalações físicas da empresa, como escritórios, salas de reunião e áreas comuns, permitindo que o novo colaborador se familiarize com o ambiente de trabalho.
• Vídeo de depoimentos: Depoimentos de colaboradores atuais sobre suas experiências na empresa, destacando os aspectos positivos e o que torna a organização um ótimo lugar para se trabalhar.
• Vídeo de cases de sucesso: Vídeos que mostram exemplos de projetos ou clientes de destaque, destacando os resultados alcançados pela empresa.

Certifique-se de que os vídeos de onboarding sejam bem produzidos, com boa qualidade de áudio e imagem, e estejam alinhados com a cultura e valores da empresa. Os vídeos de treinamento podem ser disponibilizados em uma plataforma online, como um portal de treinamento, para que os novos colaboradores possam acessá-los facilmente durante o processo de onboarding. A entrega destes vídeos também deve ser fracionada e disparada automaticamente aos poucos, para que o novo integrante receba o conteúdo aos poucos, de forma planejada.

Produtora de vídeos para integração e treinamento

Nossa produtora de vídeos especializada em integração e treinamento tem um papel crucial em ajudar as empresas a oferecerem experiências de onboarding de alta qualidade para seus novos colaboradores. Com a produção de vídeos personalizados e envolventes, nossa produtora pode transmitir informações importantes de forma clara e eficaz, apresentar a cultura e os valores da empresa, além de fornecer treinamentos específicos para cada função.

Ao investir em uma produtora de vídeos especializada nesse tipo de conteúdo orientado para onboarding, as empresas podem contar com materiais audiovisuais de alta qualidade, profissionalismo e criatividade para garantir que seus colaboradores se sintam acolhidos, informados e preparados para desempenhar suas funções com excelência. Com a ajuda de uma produtora de vídeos para integração e treinamento, as empresas podem oferecer uma experiência de onboarding automatizada, memorável e impactante, promovendo um ambiente de trabalho produtivo e motivador para todos os colaboradores.

Em resumo, é de extrema importância que as vídeo-aulas sejam feitas com ajuda de uma produtora especializada em vídeos de treinamento, a fim de capturar a atenção dos novos colaboradores e causar uma excelente impressão inicial. Pode parecer uma tarefa difícil, especialmente se na sua equipe não há especialistas na criação de vídeos, sites e portais de integração, mas nossa produtora possui experiência e conhecimento necessário para que o processo de onboarding automatizado seja ainda mais efetivo. Solicite orçamento sem compromisso!

Conclusão:

Automatizar o treinamento de integração é uma estratégia poderosa para otimizar o processo de onboarding e garantir uma experiência consistente para os novos colaboradores, funcionários e parceiros. Através do uso de tecnologias e ferramentas adequadas, é possível fornecer informações relevantes e recursos de forma conveniente e acessível, permitindo que os profissionais se familiarizem com a empresa, sua cultura e suas práticas.

Para facilitar ainda mais esse processo, você pode contar com a automação do treinamento de integração, por meio de recursos como portais de integração online, módulos de treinamento interativos, vídeos gravados e chatbots inteligentes.

Conforme destacamos neste artigo, a automação ajuda a economizar tempo e recursos, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência de onboarding personalizada e envolvente. Ao adotar essas práticas, sua empresa pode estabelecer uma base sólida para a integração de novos colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho produtivo e satisfatório para todos. Portanto, não devemos subestimar o poder da automação no processo de onboarding, ao investir nessa estratégia seu departamento irá colher os benefícios de uma integração eficiente e bem-sucedida.

O processo de integração de novos colaboradores em uma empresa, é considerado um elemento fundamental para o sucesso individual e organizacional. O onboarding bem executado acelera a curva de aprendizado, estabelece relacionamentos profissionais positivos, aumenta o engajamento e a produtividade, e reduz a rotatividade de funcionários.

Em resumo, é importante garantir que os recursos audiovisuais automatizados sejam muito bem executados, o que não é uma tarefa fácil, mas sua empresa pode contar com ajuda de nossa produtora de vídeos especializada no assunto.

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